Aud deseori de la directorii operationali aceasta fraza. Lucreaza cu multe informatii ce nu sunt cuprinse in sistemele specializate in organizarea informatiei operationale (acolo gasesc doar date client, facturi, etc) Sunt de obicei sisteme de tip ERP, CRM , SFA, etc.

“-Noi avem deja ERP, face de toate!”

Ce nu includ acestea, dar ajung sa incline balanta covarsitor spre neproductivitate, sunt INFORMATIILE de SUPORT asociate diferitelor activitati . Acestea circula de obicei pe mail ori le gasesti pe foldere in fisiere denumite sugestiv.

Este vorba despre “CUM se REALIZEAZA o ANUME OPERATIUNE”, “ULTIMA VERSIUNE a PROCEDURII X, a OFERTEI Y ori a CONTRACTULUI Z”, despre “CUM SA UTILIZEZI CUTARE INSTRUMENT, APLICATIE ori ECHIPAMENT”, despre “CINE ori CUI si CUM trebuie sa ii ADRESEZI cutare SOLICITARE” ori “CARE sunt BUNELE PRACTICI rezultate din EXPERIENTELE ANTERIOARE".

“-Nici nu mai am timp sa le deschid pe toate!” referitor la mail-uri. “-De raspuns, raspund cand apuc, in functie de urgenta ori de importanta”.

Volumul mare de informatii din mail-uri ori foldere a devenit o obisnuinta pentru cei mai multi dintre noi. Desi petrecem mult timp sa gasim informatiile de care avem nevoie, am inceput deja sa ne obisnuim cu acest mod de lucru. Dam vina pe “Era informatiilor”. Multi dintre manageri raspund la mail-uri chiar si in afara programului de lucru, ajungand in timp sa isi afecteze viata personala, cu repercusiuni evidente in activitatea profesionala.

Managerul devine in timp un fel de “dispecer de informatii”, fiind bombardat din toate partile informatii ce ii consuma timpul. Filtrarea informatiilor devine ocupatie zilnica, consumatoare de timp si neproductiva. Raspunde iar si iar la aceleasi intrebari puse de noii membrii ai echipei pentru ca acestia nu au primit informarea de anul trecut. Exemplele pot continua, voi stiti deja multe dintre ele, va confruntati zilnic cu acestea.

Cele mai  multe dintre companii inca nu percep este ca acest mod de lucru, in care informatia de suport nu este organizata eficient, contribuie esential la scaderea productivitatii, cu implicatii majore in indicatorii de business.

Un angajat care nu are acces rapid si facil la informatia necesare va pierde timp pretios pentru companie cautand-o prin mail-uri ori foldere (cateodata avand clientul in fata sa). Extrapoland la nivelul echipei ori a companiei, in fapt avem sute/mii de zile la nivel anual ce se irosesc doar pentru ca oamenii pierd prea mult timp prin jungla informationala a informatiilor de suport.

Cele mai multe dintre companii nu constientizeaza cat mult le afecteaza acesti timpi-morti randamentele ori indicatorii de business. Modul de lucru existent a devenit obisnuinta. Multi dintre manageri, ocupati prea mult cu “stingerea incendiilor”, aproape ca au incetat sa caute solutii pentru eficientizarea operatiunilor, desi sunt coplesiti zilnic de informatii de suport.

"Nu e treaba mea, avem director de IT" - e raspunsul cel mai des primit de la un director operational atunci când ii propun sa isi imbunatateasca modul de lucru printr-o solutie tip Digital Worplace.  Aceasta este insa o misiune pentru care nu competentele IT sunt cele esentiale.

 O analiza a categoriilor de informatiilor asociate proceselor derulate, activitate pe care eu ori colegii mei o facem cu success de multi ani pentru companii de zeci pana la mii de angajati,  v-ar putea arata un mod de lucru mult mai eficient, mai bine organizat, in care fiecare dintre membrii echipei si implicit managerii sa aiba acces facil la informatiile relevante si actualizate, eliminand astfel din riscurile operationale.

Va stau la dispozitie, impreuna cu echipa din care fac parte, pentru a va ajuta sa gestionati mai eficient operatiunile.