sau Lungul drum al fisierului atasat la mail

Un ping-pong pe mail cu un fisier de cativa mega. Suntem fanii fisierelor trimise atasat la mail. Ce e pe mail nu se pierde! Ti-am trimis, tu ai primit, avem amandoi aceeasi versiune. Doar pana cand unul dintre noi isi aduce aminte ca mai erau niste modificari de facut. Si incepe sa le faca, lasandu-l pe celalalt sa lucreze pe o versiune ce nu mai e de actualitate. Cel putin pana la urmatoarea actualizare, cand mai trimiti o noua versiune pe mail, a cata oare? Pun si un brief al modificarilor, pentru ca unii dintre noi aflam mai tarziu functionalitatea de “Track-Changes” a unor editoare.

Asta se intampla pana cand documentul ajunge in forma finala. Un schimb de mail-uri cu atasament intre cei ce il editeaza. Merge apoi la aprobare, cel mai des tot pe mail. Daca acesta era o instructiune ori norma de interes mai larg, ajunge si in mailbox-ul altora.

Vi se intampla des? De fiecare data cand se modifica ceva intr-un document de interes va este “turnat” pe mail.

Nu vreau sa discut perspectiva spatiului de stocare. Sunt sigur ca e mare “bucurie” la departamentele de suport IT de fiecare data cand primesc reclamatii legate de “quota”. Ori mesaje de tipul “greu mai merge mail-ul asta, parca e melc, faceti si voi ceva!” 

E vorba de un mod de lucru ce ne-a intrat in sange. <Click-Dreapta> pe fisier <Send-to> <Mail-Recipient> ori similar din aplicatia de mail. E o rutina pe care am aplicat-o ani la randul iar schimbarea acesteia o vom face doar cand vom constientiza cat de neproductiva este in comparatie cu alte optiuni.

Tehnologiile au evoluat si ne pun la dispozitie o serie intreaga de instrumente prin care pot rezolva mai bine, mai eficient. Constitui o referinta unica pentru un document dupa incarcarea fisierului pe server-ul companiei ori pe platforme cloud (OneDrive, GoogleDrive, Dropbox, etc). ll pot vizualiza si edita (uneori chiar si sincron) cu colegii mei fara ca acesta sa mai circule pe mail. Pe mail ajunge doar referinta catre acest fisier, un banal link de dimensiuni neglijabile.

Toti cei carora le e adresat documentul vor avea oricând au nevoie acces la ultima versiune a documentului, cea care conteaza, cea care e cu adevarat relevanta. Fara a avea in mail inca N versiuni anterioare, ci doar un link.

“Am lucrat intr-un document si nu stiu ce s-a intamplat, dar n-a salvat modificarile” devine istorie ...