In ciuda stress-ului informational continuu la care sunt supusi angajatii avem convingerea ca munca lor trebuie si poate fi facuta intr-un mediu calm si relaxat. Ne-am facut un crez din asta si am numit „Zenify” filozofia dupa care proiectam si construim spatiile digitale de lucru, nume care pentru noi inseamna a face ceva sa fie zen.
Un spatiu de lucru digital „zenificat” este unul construit in jurul angajatului si a subiectelor lui de interes spre deosebire de o arhitectura clasica orientata pe categorii si „silozuri” de informatii. La nivelul fiecarui subiect de interes angajatul trebuie sa gaseasca raspunsurile la trei aspecte legate de tema respectiva: „de ce”, „ce” si „cum”.
Astfel el este in primul rand motivat (de ce) avand imaginea finalitatii si efectelor actiunii sale.
In continuare intelege ce cade in responsabilitatea sa si cu cine mai trebuie sa colaboreze pentru finalizarea procesului respectiv (ce). Ce are de facut ii apare personalizat pe prima pagina de intranet a contului sau. Modificand aici semnalizarea respectiva face ca si originatorul ei sa poata sti ca sarcina a fost indeplinita sau ca se afla intr-un anumit stadiu de lucru.
In acelasi timp primeste consolidat pe o pagina unica toate informatiile de care are nevoie pentru a face ce are de facut (cum) fara sa fi nevoie de cautari repetate si dificile care de multe ori nu ii aduc rezultatele dorite. Intr-un singur loc, selectate dupa subiectul care il intereseaza gaseste informatii relevante sub forma de: proceduri, noutati, norme, date de contact, etc. In plus mecanisme de feed-back ii aduc pe acelasi subiect reactii de la colegii sai, clientii interni.
Asa functioneaza un spatiu de lucru digital construit cu o abordare „Zenify” adica un spatiu de lucru digital „zenificat”.
Ce avantaje aduce?
- In primul rand experienta digitala a angajatilor e una mult mai “ergonomica”, acestia isi gasesc informatiile de care au nevoie mult mai usor pentru ca cineva s-a preocupat de acest lucru. Companiile cheltuie sume importante pentru atragerea si retinerea angajatilor, pentru ca acestia sa lucreze in conditii decente. O experienta digitala buna se circumscrie acestui demers mai larg
- Procesele functioneaza mai bine, cu mai putine erori, schimbarile se produc mai usor, cu costuri mai mici, iar bunele practici sunt mai usor adoptate. Acest lucru face ca organizatia in sine sa fie mai flexibila si mai eficienta