Blog

INFORMATII DE SUPORT VS INFORMATII OPERATIONALE

In fiecare an organizatiile cheltuie sume mari de bani pentru sisteme de tip ERP, CRM, HRIS si fac eforturi considerabile reusind sa gestioneze decent informatiile privitoare la stocuri, facturi, solduri si altele. 

Acestea sunt informatiile operationale asupra carora angajatii actioneaza mecanic, ghidati de alt tip de informatii si instructiuni care ii invata cum si ce sa faca cu primele. Cele din urma sunt informatiile de suport: proceduri, noutati, schimbari, bune practici sau intrebari si raspunsuri frecvente. 

Pentru a-si face treaba bine si eficient un angajat are nevoie de ambele tipuri de informatii; corecte, complete si disponibile imediat atunci cand are nevoie de ele. 

Din pacate ultimele, informatiile de suport, nu beneficiaza de atentia si resursele primelor. Sunt gestionate deficitar iar efectele le vedem in problemele legate de integrarea noilor angajati, dificultatea propagarii schimbarilor sau a bunelor practici, consumul excesiv de servicii centrale sau lipsa de angajament a salariatilor. 

In acest fel sumele si eforturile investite pentru buna folosire a  informatiilor operationale se risipesc in buna masura din cauza ca cealalta componenta, a informatiilor de suport nu functioneaza bine. Aparent totul este in regula, ele sunt trimise la momentul producerii lor catre colegi si sunt stocate pe categorii undeva intr-un loc unde pot fi accesate. 

Si atunci ce nu este in regula? Ele nu ajung la destinatari atunci cand acestia au nevoie de ele ci cand emitentul decide sa le trimita. Nefiind utile pe moment sunt neglijate impreuna cu multe altele la fel ce supraincarca capacitatea de asimilare de informatii a angajatului. Atunci cand vine momentul de a trebui folosite, acelasi angajat incepe un lung si anevoios proces de cautare si de lansare de intrebari pentru a culege din diverse locuri si de la diferite persoane ceea ce are nevoie. 

O buna gestionare a informatiilor de suport inseamna sa te asiguri ca angajatul gaseste atunci cand are nevoie toate informatiile relevante pentru procesul sau sarcina de care se ocupa in acelasi lor, usor si rapid accesibile. Ca mediul sau de lucru digital ii „scoate in fata” exact acele noutati, proceduri, formulare, nume de persoane si raspunsuri la intrebari frecvente de care are nevoie in acel moment. 

Avem dovada corectitudinii acestei abordari cu fiecare implementare pe care o facem. O buna gestionare a informatiilor de suport in mediul digital de lucru produce imediat o imbunatatire a propagarii schimbarilor si a interactiunilor cu serviciile centrale si in general a tuturor celorlalte efecte nefaste ale neglijarii modului de gestionare a informatiilor de suport.  

 

Oferim sisteme de intranet operational care ajuta companiile sa devina mai flexibile si mai eficiente

Contact

  str. Alexandru Vlahuta, nr 6, sect 3, 031023, Bucuresti

 (+4) 021.317.51.00

office @ zen-it.ro

Cod unic de inregistrare RO15872962

Numar de inregistrare la Registrul Comertului J40/14780/2003