7 probleme tipice pe care transmiterea informatiilor pe email le are asupra rezultatelor echipei

1. CANTITATE

Fiecare dintre noi are mii de mailuri in inbox si primeste zeci sau sute de mailuri pe zi

Prea multe mesaje iti distrag atentia, te fac ineficient si ineficace

Majoritatea mesajelor de tip “spam” nu provin din Internet, ci de la colegi, care trimit mesaje peste mesaje

 2. PRODUCTIE vs. CONSUM

EXPEDITOR:

• Trimiti mesajul atunci cand ai tu nevoie
• Cand trimiti un mail, se produc copii ale acelui mesaj, copii asupra carora nu mai ai control
• Daca vrei sa schimbi ceva, trebuie sa trimiti un mesaj si inca unul...

DESTINATAR:

• Primesti mesajul cand faci altceva
• Mesaj ajunge intr-o lista cu alte cateva mii de mailuri
• Daca mesajul nu e unul de importanta fix in momentul primirii, gradul de atentie acordat este unul redus
• Dupa cateva ore ai deja in inbox numeroase alte mesaje care iti reclama atentia
• Atentia maxima este acordata atunci cand trebuie sa execut un task. Atunci insa, informatia este dispersata intre mai multe mesaje, greu de identificat si consolidat

Din pacate, comunicarea se face in baza nevoilor celor care distribuie informatia si mai putin a celor care o consuma.

 3. CALITATE

Pentru ca angajatii sa nu lucreze dupa documente perimate, standardul ISO9001 prevede ca odata ce un document nu mai e valabil, trebuie sa il poti retrage de la locul de lucru.

Un document pe email nu mai poate fi retras pentru a evita lucrul pe documente depasite.

O cultura colaborativa centrata pe email aduce cu ea si numeroase probleme de calitate

 4. ORGANIZARE

Fiecare dintre noi are propriul mod de organizare a informatiei din inbox (foldere, categorii, etc)  astfel incat sa se descurce in multitudinea de informatii care ne parvin.

In esenta, fiecare angajat va va dezvolta propriul sau sistem de organizare, mai mult sau mai putin bun.

Atunci cand este folosit pentru comunicarea de informatii de referinta, emailul devine un instrument de dezorganizare

 5. ABILITATI

Majoritatea celor care coordoneaza central o organizatie sunt “knowledge workers” care au abilitati dezvoltate in a gestiona informatia.

Majoritatea celor care produc bani pentru o organizatie sunt doar “workers”, in sensul ca nu au abilitati deosebite in a gestiona volume mari si dinamice de informatii.

Focusul personalului din front-office trebuie sa fie catre client si munca lor si nu catre gestionarea informatiei care este “aruncata” catre ei

 6. UTILIZAREA INFORMATIEI

De exemplu, intr-un sistem ERP am la un loc toate datele unui client, un angajat abilitat poate edita intr-un singur loc o informatie sau poate da acces unui coleg.

Cu informatia transmisa pe mail nu e la fel: ea nu poate fi accesata in mod organizat de cineva care nu a fost in lista de distributie, nu poate ajunge fara interventie la un nou angajat, nu poate fi imbunatatita fara a o retrimite catre toata lumea.

Desi informatia exista in mailbox-urile angajatilor, compania nu o poate gestiona ca atare, lucru care aduce pierderi de know-how

 7. PROPRIETATEA COMPANIEI ASUPRA INFORMATIEI

Tehnic vorbind, un mail al unui angajat este stocat de serverele companiei si ar trebui sa fie in proprietatea acesteia.

In practica se aplica zicala “cauta acul in carul cu fan”.

Practic o informatie trimisa pe email nu este proprietatea companiei, ci mai degraba a individului care a transmis-o si care stie sa o regaseasca

Eu cred ca o gestiune mai buna a informatiei de suport (cea care tine de organizare, informare, invatare, inovatie, feedback, motivare, etc) e critica pentru succesul unei companii in ziua de astazi

Exista si optiuni valabile pentru evitarea sau reducerea problemelor mentionate mai inainte

• Intranet (norme, proceduri, instructiuni de lucru, bune practici)
• Site-uri de echipa
• Site-uri de proiect
• Comunitati de practica
• Retele sociale de intreprindere